Institut Luxembourgeois de Médiation (I.L.M.)

Si vis pacem para pacem

CHARTE DE DEONTOLOGIE DES MEDIATEURS

Article 1 : LA MEDIATION

La médiation proposée par l’I.L.M. est un processus d’adhésion à la volonté de trouver une solution au conflit qui oppose les parties grâce à des Médiateurs neutres, impartiaux et indépendants (les médiateurs) qui aident des personnes morales et/ou physiques qui ont un différend (les médiés) à établir ou rétablir la communication à même de devenir des partenaires actifs dans la recherche de leurs propres réponses à ce conflit.

La mise en œuvre de la médiation par l’I.L.M., la participation des médiés aux
séances de médiation et surtout la conclusion comme le contenu d’un accord (Convention de médiation) doivent être le fait explicite de tous les médiés (Lettre de mandat de médiation).

Partant, tant l’I.L.M. ni le ou les médiateurs ne peuvent contraindre les médiés à se rencontrer ou à accepter un quelconque accord.

Article 2 : OBLIGATION DE MOYENS

Les médiateurs ne sont soumis qu’à une obligation de moyens.

Article 3 : MODES DE DECLENCHEMENT DE LA MEDIATION

La demande de médiation peut être le fait d’un ou plusieurs des médiés voir de l’ensemble de ceux-ci. L’I.L.M devra envoyer à la personne sollicitant la Médiation la Lettre de mise en place de la médiation + Lettre de mandat de médiation.

L’I.L.M devra ensuite, proposer la médiation à l’autre ou les autres parties via la Lettre de mise en place de médiation aux autres parties + Lettre de mandat de médiation.

Dans la mesure ou l’ensemble des médiés sont favorables à une médiation, chacune des parties devront explicitement et au travers de la « Lettre de mandat de médiation » indiquer leur accord ou désaccord. A défaut, l’I.L.M. devra signifier à l’autre ou aux autres parties le refus de l’un ou l’autre des personnes concernées (Lettre de refus de médiation).

L’I.L.M. recevant l’ensemble des « Lettres de Mandat » devra procéder à la nomination d’un ou plusieurs médiateurs puis informer l’ensemble des parties de la mise en place de la médiation et du médiateur désigné (Lettre de mise en place de médiation).

Article 4 : CHOIX DES MEDIATEURS PAR L’I.L.M.

L’I.L.M. et plus précisément le Conseil d’Administration désignera le(s) médiateur(s) en fonction de leurs disponibilités et de leurs compétences pour la médiation envisagée.

Le ou les médiateurs devront accepter leur missions (Lettre d’acceptation de désignation de médiateur) pour autant qu’il ne soit pas directement ou indirectement en relation avec l’un des médiés, ni ne soit en quelconque position de conflit d’intérêt.

Seul l’I.L.M. est fondé à la désignation d’un ou plusieurs médiateurs.

Article 5 : ACCEPTATION DES MEDIATEURS PAR LES MEDIES

Par principe, chaque médiateur est accepté par tous les médiés. Cependant
les médiés peuvent néanmoins refuser les médiateurs proposés par l’I.L.M..

L’I.L.M. pourra proposer ou non un autre médiateur.

Article 6 : ACCEPTER PAR LE MEDIATEUR

Les médiateurs sont libres d’accepter ou de refuser leur désignation comme médiateur (par courrier simple) mais en cas d’acceptation il s’engage à mener à bien sa mission.

Les médiateurs s’ils venaient à rencontrer quelque problème dans le cadre de l’exécution de la médiation ou dans la médiation sui generis devront contacter au plus tôt l’I.L.M..

Article 7 : DOMAINE D’INTERVENTION

L’I.L.M a vocation de répondre à toute demande de médiation dans les différents domaines des relations sociales, privées ou collectives lorsqu’elles relèvent des compétences de ses médiateurs et ne sont pas contraires aux lois et aux bonnes mœurs.

Article 8 : MODE D’EXERCICE

Les médiateurs pour être désignés par l’I.L.M. doivent être agréé par l’I.L.M. et être à jour de leurs cotisations annuelles de membre de l’I.L.M.. Cependant, ils ne sont ni ses agents ni ses employés et facturerons directement les médiés moyennement la fourniture d’un Time sheet.

Ils devront, préalablement avoir ratifier ce présent code de déontologie.

Ils devront, avant le début de mission, pourvoir au paiement des frais de dossier de médiation de l’I.L.M. (frais de dossiers fixé chaque année lors de l’AG de l’association)

Article 9 : COUT DE LA MEDIATION

Le médiateur devra informer les médiés des couts de la médiation et pour se faire devra respecter les couts horaires conseillés par l’I.L.M..

Dans la mesure ou la Médiation nécessitera des intervenants extérieurs, le médiateur devra en informer les couts aux médiés.

Article 10 : PROCESSUS DE LA MEDIATION

Le ou les médiateurs devront dans la mesure du possible aboutir à une Convention de médiation ratifiée par l’ensemble des médiés (ainsi que par le ou les médiateurs) ou à défaut établir un Rapport d’échec de médiation qui l’un comme l’autre sera adressé à l’I.L.M..

Le ou les médiateurs devront en parallèle adresser copie de la facturation globale adressée aux médiés de ses, ou de leurs, prestations.

Dans l’un ou l’autre des cas, sur base donc soit de la Convention de médiation ou du Rapport d’échec de la médiation, un courrier de l’I.L.M. de fin de mission sera envoyé aux médiés (Lettre de clôture de médiation).

Article 11 : MEDIATION ET AUTRES ACTIONS

Lorsqu’une juridiction ou toute autre instance de conciliation ou médiation est saisie, les médiateurs amèneront les médiés à réfléchir à l’opportunité et aux modalités de la mission dont ils viennent d’être saisis et à décider de la suite qu’ils convient de donner à ces différentes initiatives.

L’I.L.M. pense souhaitable que l’adhésion au principe de médiation ne doit pas être utilisée en quoi que ce soit à servir les intérêts de l’une ou l’autre des parties pour une autre action notamment judiciaire.

Article 12 : ASSISTANCE DES MEDIES

Les médiés doivent se présenter en personne à la médiation, à défaut, ils pourront se faire représenter par une personne de leur choix (en vertu d’un pouvoir)

Si l’I.L.M. n’interdit pas que les parties puissent se faire accompagner, les accompagnateurs ne pourront cependant pas intervenir directement dans les
échanges entre les médiateurs et les parties d’une part, et entre les parties elles-mêmes d’autre part.

Article 13 : L’INFORMATION

Les médiateurs ont le devoir de donner aux médiés, toutes les informations utiles à la compréhension de ce qu’est la médiation et leur fonction.

Ce devoir d’information existe pendant toute la durée de la médiation.

Les médiateurs devront respecter l’égalité de traitement de l’information entre les parties.

Article 14 : INDEPENDANCE

Les médiateurs ont le devoir de conserver un état d’esprit et un comportement
indépendants tant par rapport aux médiés que par apport à un quelconque pouvoir, situation, évènement...etc.

Les médiateurs dans cette optique éviteront de communiquer unilatéralement avec l’un ou l’autre des médiés sans copier la ou les autres parties.

Article 15 : NEUTRALITE

Quelle que soit leur opinion en conscience, les médiateurs ont un devoir général de plus grande réserve vis-à-vis des médiés et n’ont pas pour fonction de juger, d’arbitrer ou de négocier.

Les médiateurs ne devront faire aucun cas des différences d’opinion, de croyance, d’orientation sexuelle, de provenance ou de culture...etc les concernant ou concernant les médiés.

Article 16 : IMPARTIALITE

Les médiateurs devront avoir un comportement impartial, c’est-à-dire : être libre de toute opinion préconçue et de toute résolution prise à l’avance ; ne pas favoriser l’un des médiés aux dépens de l’autre ; et respecter également les position de chacun pour autant qu’elle soit conforme au respect des personnes.

Article 17 : ESPRIT DE LA MEDIATION

Le ou les médiateur en charge de la médiation devront faire montre d’un esprit positif et enthousiaste vis-à-vis de la Médiation en général et de leur médiation en particulier.

Ils devront dans cet esprit favoriser une approche positive et proactive basée sur l’écoute et la prise en considération des éléments portés à sa connaissance.

Le médiateur devra dans le cadre de sa mission de médiation faire preuve de créativité dans la construction d’un accord entre parties.

Article 18 : SECRET PROFESSIONNEL

Les médiateurs sont tenus au secret professionnel dans des conditions analogues à celles définies par la Loi.

Ce secret professionnel ne peut être levé qu’avec l’accord exprès du médié concerné ou dans les cas où la loi oblige à faire connaître ce secret.

Ce secret s’étend à tout ce que les médiateurs « ont vu, entendu et compris » au
cours de l’exercice de leur fonction.

Article 19 : RESPECT DES MEDIES

Les médiateurs doivent respecter, en toute circonstance, l’autonomie des personnes, leur liberté de jugement et de décision.

Ils s’interdisent toute utilisation à des fins personnelles des informations reçues
pendant leur intervention ainsi que toute ingérence dans la vie privée et professionnelle des personnes qui ont sollicité leur concours.

Article 20 : DESENGAGEMENT D’UN OU DES MEDIATEURS

Du fait d’un ou des médiateurs :
Le médiateur qui constate qu’il ne peut mener la médiation en respectant le code de déontologie doit se retirer.

Du fait d’un ou des médiés :
Les médiateurs sont en droit de mettre un terme à la médiation si les médiés ne
respectent pas les règles élémentaires de la médiation ou si un au moins ne souhaite plus poursuivre la médiation.

Article 21 : INCOMPATIBILITES

La fonction de médiateur désigné par l’I.L.M. est incompatible avec tous
agissements contraires à la loi.

Article 22 : FORMATION

Pour être médiateur à l’I.L.M. il faut justifier d’une formation ou d’une expérience à même de pouvoir conduire une médiation ainsi que d’avoir satisfait aux formations proposées par l’I.L.M..

Article 23 : SOUTIEN ET SOLIDARITE

Dans le respect du présent code de déontologie les médiateurs se doivent soutien et solidarité. Ils s’abstiennent d’actes ou de paroles pouvant porter préjudice à la réputation de collègues ou de la médiation.

Cependant, en aucun cas le soutien et la solidarité des médiateurs ne peut prendre le pas sur le respect des devoirs envers les médiés ou l’application du code de déontologie.

Article 24 : ORGANE DE CONTROLE

Le contrôle du respect des règles professionnelles et déontologiques des actes des médiateurs est exercé exclusivement par l’I.L.M. est plus spécifiquement de son Conseil d’Administration.

Article 25 : MODALITES DE CONTROLE

Lorsque des réclamations ou des faits précis contrevenant aux présents dispositions du Code de Déontologie sont portées à la connaissance de l’I.L.M.celui-ci décidera des mesures adéquates en respectant l’esprit de la médiation.

LEXIQUE

Lettre de mise en place de médiation : courrier type de l’I.L.M. à la personne sollicitant l’I.L.M d’une demande de Médiation

Lettre de mise en place de médiation à l’autre ou les autres parties : après la saisie par l’une des parties, de prise de contact ou lettre de mise en place de médiation.

Lettre de mandat de médiation : courrier type signé par les médiés matérialisant leur acceptation ou refus de la médiation.

Lettre de refus de médiation : Lettre type de l’I.L.M. indiquant à l’autre ou aux autres médiés du refus de l’une des parties de la médiation.

Lettre d’acceptation de fonction de médiateur : courrier type d’acceptation du médiateur à sa désignation comme médiateur.

Convention de médiation : Convention de médiation écrite par le médiateur et soumis à approbation des médiés.

Rapport d’échec de la médiation :Compte rendu de médiation établi par le médiateur.

Lettre de clôture de médiation : Lettre envoyée par l’I.L.M. aux médiés indiquant l’issue de la médiation avec en pièce jointe la Convention de médiation ou le Rapport d’échec de la médiation.